Mit dem Read & Signs Modul können vordefinierte Empfängergruppen einfach und schnell mit Dokumenten versorgt werden, deren Kenntnisnahme im Unternehmensprozess notwendig sind. Die versendeten Dokumente sind mit einer Funktion für die Lesebstätigung ausgestattet. Damit werden relevante Dokumente einfach und schnell verteilt. Eine Adressverwaltung regelt die Zuordnung aller Lesenden zu bestimmten Abteilungen und auf Wunsch weiteren Unterkategorien. So wird sichergestellt, dass nur die Dokumente zur Kenntnisnahme ausgeliefert werden, die für den jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. Die Kenntnisnahme wird durch erneute Passworteingabe signiert und anschließend vom System erfasst. Der Versand allgemeiner Informationsmaterialien ohne notwendige Lesebestätigung ist ebenso möglich.
Was kann es?
Wie arbeiten Sie damit?
Das System wird mit einer an die CI (Logo, Farben, Headgrafik) anpassbaren passwortgeschützten Online-Oberfläche ausgeliefert, die den Lesenden dazu dient, die Dokumente zu lesen und zu bestätigen. Die Administratoren erhalten Zugriff auf ein passwortgeschütztes Online-Backend, welches das Hochladen und den automatisierten Versand der Dokumente zulässt. Standardformat ist hierbei PDF. Eine Redakteursverwaltung regelt die Zugriffsbereiche auf die Personal-Abteilungen für jeden Administrator. Nach Versand eines Dokumentes werden alle betreffenden Mitarbeiter per E-Mail auf das Dokument hingewiesen, mit der Bitte, dieses zu unterzeichnen. Nach einem definierbaren Zyklus (z.B. täglich) werden alle Mitarbeiter, die das Dokument noch nicht unterzeichnet haben, daran erinnert. Der zuständige Administrator erhält nach einem ebenfalls definierbaren Zyklus (z.B. wöchentlich) eine E-Mail mit dem Status der Lesebestätigungen. Nach Eingang aller Bestätigungen erhält der jeweilige Administrator automatisch einen Abschlussbericht per E-Mail sowie einen E-Mail-Anhang in Form einer Excel-Tabelle, aus der das betreffende Dokument, die betreffenden Mitarbeiter sowie das Datum der Lesebestätigung hervorgehen. Der Administrator hat zusätzlich die Möglichkeit, die Bestätigungen manuell zu bearbeiten.
Workflow
Geht noch mehr?
Optional ist als Erweiterung die Fristsetzung möglich. Der Administrator kann dann vor dem Dokumenten-Versand eine Frist angeben, bis zu der das Dokument gezeichnet werden muss. Diese Frist wird in die Benachrichtigungs-E-Mail übergeben sowie in die Erinnerungs-E-Mails an die Mitarbeiter, die noch nicht gezeichnet haben. Mit Ablauf der Frist erhält der Administrator den Abschlussbericht, aus dem dann auch fehlende Bestätigungen hervorgehen.